Bory Immobilier

Bory Immobilier est responsable de la collecte, du traitement et de l’utilisation de vos données personnelles dans le cadre de la gestion des ressources humaines. Il est important de rappeler que nous effectuons cette gestion sur délégation du propriétaire.

Dans ce contexte, nous sommes susceptibles de collecter les informations suivantes vous concernant :

Noms
Prénoms
Date de naissance
Adresse privée
Numéros de téléphones
Numéro AVS
Nationalité et/ou origine
Piece d’identité
Permis de travail ou d’établissement pour les étrangers
Genre
Etat civil
Noms, prénoms, date de naissance et genre du (de la) conjoint(e)
Noms, prénoms, date de naissance et genre des enfants
Certificat de famille
Photos
Curriculum vitae
Lettre de motivation
Copie des certificats et diplômes

Votre confiance est importante pour nous, c’est pourquoi nous prenons la protection des données au sérieux et assurons une sécurité appropriée dans l’application du droit suisse.

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant notre traitement de données personnelles et la base juridique sur laquelle nous les traitons, vous pouvez nous contacter.

Vous avez les droits suivants :

Droit à l’information : Vous avez le droit d’exiger à tout moment un accès gratuit aux données personnelles vous concernant qui sont stockées chez nous si nous les traitons. Cela vous donne la possibilité de vérifier quelles données personnelles nous traitons à votre sujet et que nous les utilisons conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données.

Droit de rectification : Vous avez le droit de faire rectifier des données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes et d’être informé de la rectification. Dans ce cas, nous informerons les destinataires des données concernées des ajustements effectués, à moins que cela ne soit impossible ou n’implique un effort disproportionné.

Droit d’annulation : Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles dans certaines circonstances. Dans des cas individuels, le droit de suppression peut être exclu.

Droit à la restriction du traitement : Sous certaines conditions, vous avez le droit de demander que le traitement de vos données à caractère personnel soit limité.

Droit de recours : Vous avez le droit de faire appel auprès d’une autorité de contrôle compétente contre la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées.

Droit à la portabilité des données : Si vous êtes domicilié hors de Suisse et que vous résidez dans un État membre de l’UE/EEE, vous avez dans certaines circonstances le droit de recevoir de notre part les données personnelles que vous nous avez fournies gratuitement et sous une forme lisible.

Droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle : Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente si vous estimez que le traitement de données à caractère personnel vous concernant enfreint la réglementation applicable en matière de protection des données.

Droit de révocation : En principe vous avez le droit de révoquer à tout moment un consentement donné. Les activités de traitement fondées sur votre consentement passé ne sont pas illégales de par votre révocation.

Sécurité

Nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles stockées chez nous contre la manipulation, la perte partielle ou totale et contre l’accès non autorisé de tiers. Nos mesures de sécurité sont constamment améliorées en fonction des évolutions technologiques.

Nous prenons également très au sérieux la protection interne des données. Nos employés et les entreprises de services que nous mandatons ont été obligés par nous de maintenir la confidentialité et de respecter les réglementations relatives à la protection des données.

Période de rétention

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la fourniture des services susmentionnés ainsi que pour le traitement ultérieur dans le cadre de notre intérêt légitime.

Les données contractuelles seront conservées par nous pendant une période plus longue si cela est prescrit par les obligations légales de conservation ou si nous avons un autre intérêt légitime à le faire. Les obligations de stockage qui nous obligent à conserver des données résultent notamment des réglementations en matière de droit comptable, fiscal ou légales.

Traitements :

Ces données sont collectées et traitées et transmises dans les buts suivants :

Gestion des salaires :

Nous gérons au sein de notre entreprise le calcul du salaire ainsi que l’établissement de tous les décomptes et certificats. Vos données personnelles ainsi que vos données de rémunération sont dans l’ERP Abacus, ainsi que dans des répertoires sécurisés de notre cloud informatique (Microsoft Azur – hébergé en suisse) et dans une armoise sécurisée dans les locaux de notre société.

Assurances du 1er pilier :

Nous sommes affiliés pour les assurances AVS, AI, APG, AC auprès de la Caisse CCB. Vos données personnelles ainsi que vos données de rémunérations brutes et cotisations sont transmises via formulaire et par voie postale.

Allocations familiales :

Nous sommes affiliés pour les AF auprès de la Caisse CCB. Vos données personnelles ainsi que vos données de rémunérations brutes et cotisations sont transmises via formulaire et par voie postale.

Assurance perte de gain maladie :

Nous sommes assurés pour la perte de gain auprès de la compagnie AXA. Vos données personnelles, de rémunération ainsi que les données relatives aux événements de santé sont transmises via formulaire et par voie postale.

Assurance accident :

Nous sommes assurés pour la LAA et LAAC auprès de la compagnie AXA. Vos données personnelles, de rémunération ainsi que les données relatives aux événements de santé sont transmises via formulaire et par voie postale.

Assurance prévoyance :

Nous sommes assurés pour la LPP auprès de la compagnie Patrimonia. Vos données personnelles, de rémunération ainsi que les données relatives aux événements de vie (changement d’état civil, invalidité, retraite, etc.) sont transmises via leur plateforme électronique sécurisée.

Gestion des compétences :

Vos données personnelles ainsi que l’ensemble de vos compétences et expériences sont référencées dans notre cloud hébergé en suisse. Afin de pouvoir travailler à votre évolution au sein de notre maison, l’accès est limité à nombre limité de personnes (direction, cadres et ressources humaines).

Gestion des absences :

Nous utilisons un outil sous excel pour la gestion des absences. Vos données personnelles ainsi que vos données d’absences (y.c. les périodes de maladie, accident, maternité, etc.) y sont référencées à des fins de gestion de soldes, de statistiques d’absentéisme et d’administration RH. Ce fichier est hébergé sur notre cloud azur.

Administration fiscale Cantonale :

Afin de permettre le calcul, le prélèvement et le paiement de l’impôt à la source, nous sommes tenus d’annoncer par le biais de listes papier ou en ligne, les données personnelles et salariales de tout collaborateur ne bénéficiant pas d’un permis C ou de la nationalité Suisse.

Autorités et services cantonaux :

Vous serez informés lorsque des informations et données personnelles et salariales seront transmises lors de demandes émanant des autorités ou services cantonaux tels que, l’office des poursuites, services sociaux, bureau des autos, police, dont nous aurons l’obligation d’y répondre.

Gestions des notes de frais :

Nous utilisons la transmission via messagerie électronique pour la gestion des notes de frais. Vos données personnelles ainsi que vos données de frais y sont référencées dans le but de simplifier le processus administratif. On respecte les directives du règlement des notes de frais de la FERSIAM.

Dossier RH :

Votre dossier complet contenant vos données personnelles, contrats, avenants, dossier de candidature ainsi que tous les actes administratifs liés à la gestion RH de votre activité dans l’entreprise est stocké dans Microsoft Azur et notre coffre sécurisé. Sauf exigence d’une institution sociale, publique ou légale s’appuyant sur une demande légitime conforme à la Loi, le contenu de votre dossier n’est transmis à quiconque et reste à usage interne.

Relation et audit de la part de nos relations commerciales :

Certaines données personnelles comme vos noms, prénoms, fonctions et date d’entrée peuvent être soumis à certains de nos clients qui sont régulés par la FINMA. Ils doivent en effet connaître les noms des personnes qui travaillent sur le mandat confié à leur sous-traitant. Nos réponses à ces requêtes se font par email, avec des documents stockés dans notre cloud Microsoft localisé en suisse. Les clients régulés par la FINMA sont en conformité avec la LPD.

Travaux de gérance :

En fonction de votre fonction de concierge, vos coordonnées professionnelles comportant votre nom et prénom, seront dans un nombre important de documents (états locatifs, devis, bons de commande, factures). L’ensemble de ces documents sont stockés dans nos systèmes Abacus, Tayo et iGere, qui sont hébergés en Suisse. Cependant par la nature de ces documents, des tiers y auront accès (fournisseurs, propriétaires). Une charte fournisseur et nos mandats de gérance informe sur le devoir de diligence par rapport à la LPD.

Formation continue :

Afin d’appuyer l’évolution de nos concierges, ceux-ci pourront être amenés à participer à des formations. Le processus de soumission à une formation, que cela soit fait par le concierge lui-même, le responsable RH, le technicien ou un membre de la direction, pourra nécessiter l’envoi de données personnelles comme le nom, le prénom, l’âge et son cursus académique. Les documents relatifs à la formation sont stockés dans notre cloud Microsoft localisé en suisse. Les documents de formation ne sont visibles que par les ressources humaines et la direction.

Devoir d’information relatif aux données des concierges

Les concierges sont tenus de communiquer sans délais au service du personnel tout changement les concernant, tels que changement d’adresse, d’état civil, de prétention aux allocations familiales, de naissance ou de formations, en cas de décès d’un membre de famille proche, ou d’un diplôme acquis.

Droit à l’image et vidéosurveillance

Droit à l’image

Les concierges autorisent conformément aux dispositions relatives au droit à l’image, Bory & Cie, Agence immobilière SA à fixer, reproduire et communiquer au public les photographies, vidéos ou captations numériques prises dans le cadre des activités liées à l’entreprise.

Les images pourront être exploitées et utilisées directement par l’entreprise sous toute forme et tous supports connus et inconnus à ce jour, pour un territoire illimité, sans limitation de durée, intégralement ou par extraits et notamment : presse, livre, supports d’enregistrement numérique, exposition, publicité, projection publique, concours, site internet et réseaux sociaux.

Le bénéficiaire de l’autorisation s’interdit expressément de procéder à une exploitation des photographies susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation, et d’utiliser les photographies, vidéos ou captations numériques de la présente, dans tout support ou toute exploitation préjudiciable.

Pour tout litige né de l’interprétation ou de l’exécution des présentes, il est fait attribution expresse de juridiction aux tribunaux suisses.

Confidentialité

La préservation de la confidentialité, respectivement de la discrétion, est l’élément essentiel de la relation de confiance. Les concierges s’engagent à ne révéler aucun fait destiné à rester confidentiels, tels que les secrets de fabrication, les affaires et toutes les questions dont ils ont eu connaissance pendant leur activité, que ces informations concernent la société, celle de nos clients ou les données personnelles traitées dans le cadre des missions. Cette obligation les lie même après la fin du contrat de travail. L’employé(e) accepte, si le cas se présente, de se soumettre aux règles de confidentialités du client chez lequel il/elle travaille.

Protection des données

Les données personnelles sont protégées conformément aux dispositions des articles 328 et 328b du Code suisse des obligations (protection des droits de la personnalité du travailleur) et de la loi suisse sur la protection des données.